Käyttäjäkohtainen tilausmaksu ei vielä ole viiden vuoden laskelma. Kun keskisuuri yritys vertailee yksityistä pilveä ja Software as a Service (SaaS) -palvelua, molemmissa pitää huomioida siirto, käyttö, varmistus ja työaika. Itse ylläpidetty alusta tarvitsee laitteita ja huoltoa. SaaS tarvitsee myös hallintaa, tiedonsiirtoa, testatun palautusstrategian ja selkeät sopimukset. Luvut ovat vertailukelpoisia vasta, kun tehtävä on määritelty.
Julkaistu DAXS-katsaus pilveen, paikalliseen ympäristöön ja hybridiin selittää käyttömallit. Tässä käsitellään tarkistettavaa kustannuslaskelmaa 20, 50 ja 100 henkilölle. Yksityinen pilvi on vain yhden organisaation käytössä oleva ympäristö; NISTin mukaan se voi sijaita organisaatiolla tai palveluntarjoajalla. SaaS tarkoittaa tarjotun sovelluksen käyttöä. Käsitteet eivät yksin tarkoita samoja toimintoja, vastuuta tai saatavuutta.
Määritä ensin yhteinen toiminnallinen laajuus
Kuvitteellinen yritys tarvitsee tiedostojen synkronoinnin, sisäisen ja ulkoisen jakamisen, versiohistorian, yksinkertaisten tekstiasiakirjojen yhteismuokkauksen, roolipohjaisen käytön ja dokumentoidun palautuksen. Henkilökohtaiset tallennus- ja käyttöoletukset ovat samat; tiedon kasvu arvioidaan myöhemmin erikseen. Yksityinen vaihtoehto sisältää itse ylläpidetyn yhteistyöalustan ja asiakirjapalvelun omistetulla laitteistolla konesalissa. SaaS sisältää hypoteettisen tilauksen, jossa on mainitut vähimmäistoiminnot. Molemmissa ovat erilliset varmistuskulut ja kaksi palautusharjoitusta vuodessa.
Tämä laajuus ei väitä tiettyjä tuotteita toiminnoiltaan samanarvoisiksi. Ennen päätöstä pitää testata samanaikainen muokkaus, tiedostomuodot, vieraskäyttö, mobiilikäyttö, identiteetti-integraatio, lokitus, saavutettavuus ja vienti. Jos pakollinen toiminto puuttuu, halvin taulukkorivi ei ole sopiva tarjous. Yksityisen vaihtoehdon Nextcloud-ohje osoittaa, että varmistukseen kuuluvat tietokanta, tiedot ja asetukset; asiakirjapalvelu vaatii oman integraation ja määrityksen. Tuotevalinta ja lisenssiehdot ovat tässä kuvitteellisessa mallissa avoinna.
Kaikki oletukset näkyviin
Kaikki summat ovat vapaasti valittuja, pyöristettyjä laskentaoletuksia euroina ilman veroja, eivät toimittajien hintoja, DAXSin tarjous tai ennuste. Sisäinen kaikki kustannukset sisältävä tuntihinta on 80 €. Hinnat ja palkat pysyvät viisi vuotta samoina; inflaatiota, veroja, rahoitusta, jäännösarvoa, laitteiden vaihtoa viidennen vuoden jälkeen tai tiedon kasvun lisäkulutusta ei huomioida. Laitteisto maksetaan alussa ja sitä käytetään koko ajan. Kumpikaan vaihtoehto ei sisällä toista sijaintia tai korkean saatavuuden lupausta.
| Kustannuserä | SaaS | Yksityinen pilvi |
|---|---|---|
| Kertaluonteinen siirto | 30 tuntia perusasennusta × 80 € sekä 1,5 tuntia henkilöä kohti × 80 € | 60 tuntia alustan asennusta × 80 € sekä samat 1,5 tuntia henkilöä kohti × 80 € |
| Laitteisto alussa | 0 € asiakkaan puolella | 20 / 50 / 100 henkilöä: 6 000 / 9 000 / 14 000 € |
| Tilaus tai käyttäjäkohtainen lisenssi | 15 € henkilöä kohti kuukaudessa | 3 € henkilöä kohti kuukaudessa oletetuista ohjelmisto- ja tukioikeuksista |
| Varmistus | Lisäksi 3 € henkilöä kohti kuukaudessa | Ulkoinen tallennustila 80 / 140 / 250 € kuukaudessa |
| Jatkuva ylläpito | 2 / 3 / 5 hallintatuntia kuukaudessa × 80 € | 6 / 8 / 12 hallintatuntia kuukaudessa × 80 € |
| Palautusharjoitukset | 2 × 8 tuntia vuodessa × 80 € | 2 × (8 / 8 / 12) tuntia vuodessa × 80 € |
| Muut yksityisen vaihtoehdon käyttökulut | Sisältyvät oletettuun tilaukseen; yrityksen verkkoyhteys jätetty pois molemmista | Konesalitila 180 / 180 / 300 €, sähkö 120 / 180 / 280 €, sijainnin verkko 100 / 100 / 150 €, alustatuki 80 / 120 / 180 € ja huoltovaraus 100 / 120 / 180 € kuukaudessa |
Vinoviivoin erotetut luvut tarkoittavat aina 20 / 50 / 100 henkilöä. Yksityisen vaihtoehdon huoltovaraus on budjetti vaihtoihin ja pieniin korjauksiin, ei valmistajan takaama kattavuus. SaaSissa hosting, konesalin sähkö ja alustan laitteisto sisältyvät hypoteettiseen tilaukseen, eikä niitä lasketa uudestaan asiakkaan erilliseksi kuluksi. Yhteinen internetyhteys ja päätelaitteet jäävät molempien laskelmien ulkopuolelle. Todellisessa tarjouksessa on selvitettävä tilauksen, varmistuksen, tuen ja viennin sisältö.
Tulos kolmelle ja viidelle vuodelle
Jokaisessa kentässä käytetään kaavaa: Kokonaiskustannukset = kertaluonteinen käyttöönotto + vuosikulut × vuosien määrä. SaaSin vuosikulut ovat 12 × käyttäjät × (15 € tilaus + 3 € varmistus) + 12 × kuukausittaiset hallintatunnit × 80 € + 2 × 8 tuntia palautusharjoitusta × 80 €. Yksityisessä ympäristössä alkuperäiseen laitteistoon lisätään 4 800 € alustan käyttöönotosta ja 120 € siirrosta henkilöä kohti. Vuosikulut koostuvat kahdentoista kuukauden konesalitilasta, sähköstä, sijainnin verkosta, ulkoisesta varmistuksesta, tuesta ja huoltovarauksesta sekä käyttäjälisensseistä, hallinnasta ja palautusharjoituksista.
| Henkilöt / vaihtoehto | Kertaluonteinen | Vuosittainen | 3 vuotta | 5 vuotta |
|---|---|---|---|---|
| 20 · SaaS | 4 800 € | 7 520 € | 27 360 € | 42 400 € |
| 20 · Yksityinen pilvi | 13 200 € | 15 680 € | 60 240 € | 91 600 € |
| 50 · SaaS | 8 400 € | 14 960 € | 53 280 € | 83 200 € |
| 50 · Yksityinen pilvi | 19 800 € | 20 840 € | 82 320 € | 124 000 € |
| 100 · SaaS | 14 400 € | 27 680 € | 97 440 € | 152 800 € |
| 100 · Yksityinen pilvi | 30 800 € | 33 120 € | 130 160 € | 196 400 € |
Keskimmäisen rivin tarkistus: 50 SaaS-käyttäjälle tulee 2 400 € perusasennusta + 50 × 120 € siirtoa = 8 400 € kertakulua. Vuodessa 50 × 18 € × 12 = 10 800 € tilaukseen ja varmistukseen, 3 × 12 × 80 = 2 880 € hallintaan ja 2 × 8 × 80 = 1 280 € harjoituksiin. Yhteensä 14 960 € vuodessa ja 8 400 + 5 × 14 960 = 83 200 € viidessä vuodessa. Yksityinen ympäristö 50 henkilölle alkaa summasta 9 000 + 4 800 + 6 000 = 19 800 €. Vuosierät ovat yhteensä 20 840 €, eli 124 000 € viidessä vuodessa.
Mikä muutos vaikuttaa vertailuun?
Jos vain oletettu SaaS-tilaus kallistuu 5 € henkilöä kohti kuukaudessa, viiden vuoden kulut kasvavat 6 000 € ryhmälle 20, 15 000 € ryhmälle 50 ja 30 000 € ryhmälle 100 henkilöä. Kun henkilöitä on 100, mallin summa on 182 800 € eikä 152 800 €. Yksityinen 100 henkilön vaihtoehto pysyy vakio-oletuksilla summassa 196 400 €. SaaSin noin 7,27 € lisäys henkilöä kohti kuukaudessa perustilaukseen verrattuna kaikkien viiden vuoden ajan tasaisi molemmat 100 henkilön summat; kyseessä on esimerkin laskennallinen raja, ei hintaennuste. Lisälaitteet, toinen sijainti, kalliimpi sähkö tai suurempi työmäärä muuttaisivat myös yksityistä vaihtoehtoa. Tiedon kasvu voi lisätä kummankin kuluja.
Liitä tarjouspyyntöihin sama tarkistuslista: aktiiviset ja ulkoiset käyttäjät, tallennus ja vuosikasvu, Office-muodot, versiointi ja käyttöoikeudet, palautustavoite, vienti, tukiajat, saatavuus ja vastuut. Varmistuksen kohdalla rasti ”sisältyy” ei riitä: pitää tietää, mitkä tiedot palaavat riippumattomaan ympäristöön, missä ajassa ja kuka tekee harjoituksen. Tilaus siirtää käyttövastuuta poistamatta sitä.
Todellista päätöstä varten DAXS voi kartoittaa tarvittavat toiminnot, saattaa tarjoukset samalle perustalle ja korvata oletukset mittauksilla ja sopimuksilla. Ota yhteyttä DAXSiin.
Lähteet: NIST SP 800-145: pilvi- ja palvelumallien määritelmät · AWS Well-Architected: käyttö ja hallinta osaksi kokonaiskuluja · Nextcloud: täydellisen varmistuksen osat · Nextcloud: asiakirjapalvelun määritys.
