Tietovirrat tarkemmin.
Toteuta vaatimukset teknisesti.
Kartoita lomakkeet, hyväksynnät, rajapinnat ja tekoälysovellukset ymmärrettävästi. Toteuta roolit, tallennus ja sovitut vaatimukset ylläpidettäviksi järjestelmiksi.
Mitä tietoja päätyy minne?
Lomake lähettää tietoja postilaatikkoon. Tiimi jakaa asiakirjoja. Erikoissovellus on yhteydessä CRM-järjestelmään. Tekoälytyökalu käsittelee sisältöjä. Kartoitamme järjestelmät ja todelliset yhteydet.
Tietojen kerääminen
Tietojen välittäminen
Tallennus ja käsittelyn päättyminen
Havainnollistava prosessikaavio. Se ei käsittele syötteitä eikä sisällä asiakastietoja.
Konkreettinen tilannekuva seuraavien päätösten pohjaksi.
DAXS jäsentää tietolähteet, järjestelmät, vastaanottajat, käyttöoikeudet ja tallennuspaikat. Tekninen raportti kuvaa tarkastetun tilanteen, havaittavat puutteet ja mahdolliset toimenpiteet.
Liiketoimintayksiköt ja johto määrittelevät tarkoituksen ja työnkulun. Tietosuojavastaavat ja oikeudelliset neuvonantajat selvittävät oikeudelliset vaatimukset. DAXS toteuttaa sovitut vaatimukset teknisesti ja dokumentoi päätökset.
- Tietolähteet ja yhdistetyt järjestelmätNykytila
- Roolit, hyväksynnät ja käyttöoikeudetTarkastustilanne
- Tallennuspaikat ja elinkaariVaatimukset
- Puutteet ja seuraavat toimenpiteetpriorisointi
Käyttöoikeudet perustuvat nykyiseen tehtävään.
Tutustu työsuhteen aloitukseen, roolinvaihtoon ja päättymiseen työympäristön prosessissa
Toteuta tiedot ja rajaukset teknisesti selkeästi.
Identiteetit ja käyttöoikeudet
Roolit, monivaiheinen tunnistautuminen, ulkoiset jaot ja ylläpito-oikeudet määritetään tehtävän mukaan.
Lomakkeet ja tiedostolataukset
Kentät, tiedonsiirto, tiedostotyypit, vastaanottajat, roskapostisuojaus ja säilytys tarkastetaan kokonaisuutena.
Pilvipalvelut ja rajapinnat
Määritellään, mitä tietoja siirtyy mihinkin palveluun. Pääsy, tietojenvaihto ja palautus toteutetaan teknisesti.
Tekoäly työarjessa
Sallitut sisällöt, pois rajatut tiedot ja hyväksynnät määritellään jäljitettävästi konkreettiselle käyttötapaukselle.
Säilytys ja poistaminen
Elinkaari, lokitus, varmistukset ja palautus suunnitellaan sovittujen vaatimusten mukaisesti.
Valvonta ja dokumentointi
Päätökset, muutokset ja vastuut kirjataan siten, että ratkaisun ylläpitoa voidaan jatkaa.
Palomuuri ja VPN tukevat hallittujen tietovirtojen teknistä toteutusta. Sophos-ratkaisujen sivu kuvaa pääsysäännöt, toimipisteyhteydet ja niiden jatkuvan ylläpidon. Organisatoriset ja oikeudelliset vaatimukset ovat erillisiä tehtäviä.
Vaatimuksenne toteutuvat järjestelmissä.
DAXS yhdistää teknisen toteutuksen todelliseen työnkulkuun. Johdolle, liiketoimintayksikölle, tietosuojalle ja IT:lle määritellään ymmärrettävät vastuut.
Tämä palvelusivu kuvaa teknistä tukea. Verkkosivuston tietosuojaseloste ja sitovat oikeudelliset arviot ovat erillisiä asiakirjoja.
Toteuta tietovirta teknisesti jäljitettävästi.
Lomake, yhteinen kansio tai rajapinta käsittelee tietoja useassa paikassa. DAXS voi kartoittaa tallennuspaikat, käyttöoikeudet ja siirrot teknisesti. Tarkoitus, sallittu käyttö ja organisatoriset hyväksynnät selvitetään niistä vastaavien henkilöiden kanssa.
Työnkulusta asetuksiksi
Kartoitetaan alkuperä, kohde, mukana olevat sovellukset ja tarvittavat käyttöoikeudet. Ulkoisista jaoista, säilytysvaatimuksista ja siivousmenettelyistä sovitaan ennen toteutusta. Näistä muodostuvat konkreettiset tekniset tehtävät, kuten käyttöoikeusryhmät, suojattu tiedonsiirto tai jäljitettävä lokitus.
Tarkasta vaikutus
Valtuutetun henkilön on voitava käyttää tarvitsemaansa toimintoa. Myös pääsy ilman hyväksyntää testataan. Muutokset dokumentoidaan. Tekninen toteutus ja oikeudellinen arvio ovat eri tehtäviä: avoimet oikeudelliset kysymykset ohjataan vastuullisille asiantuntijoille.
Tutustu suunnittelu- ja hyväksyntäkohtiin
- Nimeä tarkoitus ja hyväksynnästä vastaava henkilö.
- Kartoita tietolähteet, tallennuspaikat ja vastaanottajat.
- Sovi tarvittavista käyttöoikeuksista ja ulkoisesta pääsystä.
- Selvitä organisatoriset vaatimukset ennen teknistä muutosta.
- Tarkasta sekä hyväksytty että hyväksymätön pääsy.
- Hyväksyntä: dokumentoi tietovirta, asetukset, avoimet kysymykset ja muutosten ylläpito.
Esimerkinomainen tarkastuskehys. Laajuus ja sopivat todisteet sovitaan ympäristönne mukaan.
Kysymyksiä turvallisesta digitalisoinnista.
Mitä teknisessä nykytilakartoituksessa selvitetään?
Korvaako tekninen raportti oikeudellisen tarkastuksen?
Voiko nykyisiä lomakkeita ja jakamisasetuksia parantaa?
Miten tekoälytyökaluja arvioidaan?
Kuka päättää säilytyksestä ja poistamisesta?
Mistä aloitamme, jos dokumentaatiota on vähän?
Mikä tietovirta tulisi ymmärtää ensimmäisenä?
Lomake, hyväksymisprosessi tai uusi työkalu riittää lähtökohdaksi. Selvitämme teknisen nykytilan ja sopivat seuraavat toimet.