Tekoäly työympäristössä.
Selkeä käyttöönotto.
Sopivat työkalut, ymmärrettävät säännöt ja selkeä tekninen integraatio: DAXS tukee tekoälyn käyttöönottoa työpisteissänne tehtävien, tietojen ja nykyisten järjestelmien mukaan.
Minkä työn pitäisi helpottua?
Tekstien valmistelu, tiedon etsiminen, kokousten jäsentäminen tai ensimmäisen koodiluonnoksen tarkastus: tekoäly voi tukea erilaisia työtehtäviä. Hyvä käyttöönotto selvittää hyödyn, sallitut tiedot ja vastuuhenkilöt ennen kuin lisätoiminnot saavat pääsyn yrityksen aineistoihin.
DAXS tukee sopivien palvelujen valintaa, teknisiä asetuksia, identiteettejä, käyttöoikeuksia ja liittämistä nykyisiin työnkulkuihin. Mukaan kuuluvat selkeät käyttösäännöt, jäljitettävät hyväksynnät ja käyttöönotto, jonka avulla työntekijät voivat työskennellä käytännössä.
Tuotteen hyväksyntä ei vielä salli sen jokaista toimintoa.
Tavallisella keskustelulla, tiedostolatauksella, yritystietojen haulla ja toimia suorittavalla agentilla on erilaiset tietovirrat. Hyväksyntä kohdistetaan konkreettiseen palveluun, tilaukseen, tilityyppiin ja todella käytettyihin toimintoihin.
Tuotetunnukset havainnollistavat esimerkkityökaluja. Saatavilla olevat toiminnot ja kontrollit riippuvat valitusta tarjonnasta ja asetuksista. Muut sopivat tarjoajat ja paikalliset mallit säilyvät tasavertaisina vaihtoehtoina.
Nykyinen työympäristö on tärkeä osa päätöstä.
Vertailemme kykyjä, integraatiota, tietojenkäsittelyä, kustannuksia ja tarvittavaa ylläpitoa. Myös nykyiset lisenssit ja osaaminen huomioidaan. Pelkkä tunnettujen tuotemerkkien lista ei vastaa näihin kysymyksiin.
| Esimerkkityökalu | Mahdollinen lähestymistapa | Tarkastettava konkreettisesti |
|---|---|---|
| OpenAI / ChatGPT | Sopivat yritystoiminnot, tekninen avustaja tai omat sovellukset API:n kautta. | Erota henkilökohtainen tili, yrityspalvelu ja API toisistaan. Selvitä tietojen säilytys, yhdistetyt palvelut, identiteetit ja hyväksytyt toiminnot. |
| Microsoft Copilot | Tekoäly nykyisessä Microsoft 365 -työympäristössä ja sopivissa yrityssovelluksissa. | Tarkasta konkreettinen Copilot-tuote ja lisenssi, SharePoint-/OneDrive-/Teams-oikeudet, agentit, hyväksynnät ja säilytys. |
| Google Gemini | Tuki sopivassa Google Workspace -palvelussa tai muussa hyväksytyssä palvelussa. | Erota versio ja konkreettinen toiminto, tietolähteet, kontrollit ja sopimusperusta. Workspace-sääntö ei automaattisesti koske jokaista Gemini-palvelua. |
| Anthropic Claude | Tehtävään sopiva avustaja, asiakirjojen käsittely tai API-integraatio. | Tarkasta yritys- tai henkilökohtainen palvelu, kontrollit, säilytys, yhdistimet ja sallitut tiedot konkreettista käyttöä varten. |
| Mistral AI, Meta Llama ja muut mallit | Mallin ja tarjonnan mukaan paikallinen, palveluntarjoajan ylläpitämä tai yksilöllisesti integroitu käsittely. | Selvitä mallilisenssi, toimitustapa, laatuvaatimukset, ylläpitotyö ja todelliset tietovirrat. |
Väite koulutuskäytöstä ei automaattisesti vastaa kysymyksiin tallennuksesta, lokeista, alueesta tai liitettyjen sovellusten pääsystä. Tarkastamme nämä erikseen nykyisten sopimus- ja tuotetietojen perusteella. Omaa infrastruktuuria käsittelee paikallisten kielimallien suunnittelu.
Nopeampi haku voi tuoda myös vanhat virheelliset jaot selvemmin näkyviin.
Jos hakemisto tai SharePoint-sivu on jaettu liian laajasti, uusi tekoälypalvelu ei ratkaise ongelmaa itsestään. Käyttöönotto alkaa siksi tietovastuista, ryhmäjäsenyyksistä, jakolinkeistä ja sopivista säilytyssäännöistä.
Microsoft 365 -ympäristössä tarkastelemme muun muassa SharePointia, OneDrivea, Teamsia ja todella käytettyjä Copilot-toimintoja. Nykyiset käyttäjäoikeudet ja tietojen suojaus vaikuttavat siihen, mitä palvelu voi löytää ja käyttää. Oikeudet korjataan ennen laajaa käyttöä ja tarkastetaan sen jälkeen säännöllisesti.
- Identiteetit: hallinnoidut tilit, sopiva kirjautuminen, roolit ja ryhmät.
- Elinkaari: aloituksen, tehtävänvaihdon ja lähdön jäljitettävä toteutus.
- Yhdistimet ja agentit: hyväksy tarvittavat lähteet ja toimet erikseen sen sijaan, että kaikki integraatiot otettaisiin yleisesti käyttöön.
- Tietoalueet: tunnista erityisesti suojattavat aineistot ja rajaa niiden tekniset pääsymahdollisuudet sopivasti.
Työntekijät tarvitsevat konkreettisia esimerkkejä päivittäiseen työhönsä.
Käyttösääntöjen tulee selittää, mitkä tehtävät ja tiedot ovat sallittuja missäkin toiminnossa. Käytännöllinen luokittelu voi alkaa tietoluokista, joita tarkennetaan organisaationne mukaan.
Julkiset tiedot
Esimerkiksi jo julkaistujen tuotetekstien valmistelu luonnosta varten. Myös tällöin huomioidaan tekijänoikeudet, asiasisällön oikeellisuus ja julkaisuhyväksyntä.
Sisäiset työtiedot
Käytä vain tarkoitukseen hyväksyttyjen palvelujen ja toimintojen sisällä. Vastaanottajat, tallennus ja liitettyjen sovellusten mahdollinen pääsy kuuluvat päätökseen.
Luottamukselliset tai erityisesti suojatut sisällöt
Asiakastiedot, sopimussisällöt, henkilöstötiedot ja tunnukset tarvitsevat oman arvion. Tarvittavat hyväksynnät ja tekniset reitit määritellään ennen käsittelyä.
Sisäinen ohje voi määritellä myös sallitut tilit, lataukset, tulosten tarkastuksen, edelleenluovutuksen, sallitun automaation sekä ilmoitusreitin virheille tai sopimattomille vastauksille. Todellisista tehtävistä otetut esimerkit auttavat enemmän kuin pitkä lista abstrakteja kieltoja. Tekoälyvastaus ei saa tästä automaattista toiminnallista tai oikeudellista hyväksyntää.
Toteuta hyväksynnät hallinnoiduilla laitteilla jäljitettävästi.
Nykyisen alustan mukaan voidaan käyttää hallinnoituja tilejä, laite- ja selainmäärityksiä, sovellushyväksyntöjä, yhdistinsääntöjä tai sopivia verkko- ja tietosuojakontrolleja. Käytettävissä olevat ja tarkoituksenmukaiset toimet riippuvat laitetyypistä, tuotteesta, lisenssistä ja toimintamallista.
Tekniset rajoitukset tukevat selkeitä vaatimuksia. Ne eivät automaattisesti kata jokaista henkilökohtaista laitetta, yksityistä kirjautumista tai mahdollista tietojen luovutusta. Siksi sallitut työskentelytavat selitetään ja toteutus sovitaan vastuullisten tahojen kanssa.
Operatiiviset tiedot ja henkilöstöön kohdistuva valvonta ovat eri asioita.
Virheanalyysiä ja turvallisuutta varten määrittelemme tarkoitussidonnaiset tiedot, valtuutetut käyttäjät ja säilytysajat. Tästä ei johdeta kaikkien työntekijäkehotteiden yleistä tallennusta tai yleistä valvontalupaa. Johto, tietosuojavastuulliset, oikeudelliset neuvonantajat ja tarvittaessa henkilöstön edustus otetaan mukaan varhain toimenpiteen mukaan.
Aloita sopivalla pilotilla ja opi arjesta.
- Kartoita tehtävät: konkreettiset työnkulut, haluttu hyöty ja sopivat tulokset.
- Selvitä tiedot ja vastuut: lähteet, tilit, hyväksynnät ja tarvittava asiantuntijoiden yhteensovittaminen.
- Määritä teknisesti: toteuta valitut toiminnot, identiteetit, käyttöoikeudet ja ylläpitosäännöt.
- Kouluta käytännössä: selitä tyypilliset kysymykset, rajat, tulosten tarkastus ja ilmoitusreitit todellisilla tehtävillä.
- Tarkasta ja mukauta: seuraa laatua, hyväksyttävyyttä, oikeuksia, uusia toimintoja ja jatkuvia kustannuksia.
Tietosuoja, työoikeus ja sovellettavat tekoälysäädöksen vaatimukset arvioidaan tarkoituksen, roolin ja sovelluksen osalta konkreettisesti. DAXS hoitaa sovitun teknisen toteutuksen ja tukee jäljitettävää käyttöönottoa. Toiminnalliset ja oikeudelliset päätökset kuuluvat niistä vastaaville tahoille.
Halutun tekoälykäytön kartoitus, nykyisten identiteettien ja tietolähteiden tarkastus, rajattu käyttöönottosuunnitelma ja ymmärrettävä tekninen toimenpide-ehdotus. Nykyiset hyvät työnkulut säilyvät lähtökohtana.
Selvitämme nämä keskustelussa.
Mikä tekoälytyökalu sopii yritykseemme?
Se riippuu tehtävistä, tiedoista, nykyisistä alustoista ja tarvittavasta ylläpidosta. Vertailemme konkreettisia tuotteita, versioita ja toimintoja. Keskustelupalvelulla, API:lla, koodaustyökalulla ja integroidulla Office-toiminnolla on erilaiset vaatimukset.
Onko nykyinen Microsoft 365 automaattisesti valmis Copilotille?
Ei välttämättä. Nykyisten käyttöoikeuksien, jakojen ja asiakirja-aineistojen on sovittava suunniteltuun käyttöön. Jo valmiiksi liian laajat oikeudet voivat tehdä tiedot laajemmin löydettäviksi. Tarkastamme siksi tietopohjan ja todelliset oikeudet.
Mitä tietoja työntekijät saavat syöttää?
Se määritellään tarkoituksen, suojaustarpeen, tuotteen ja hyväksyttyjen asetusten mukaan. Käytännölliset tietoluokat ja esimerkit auttavat päivittäisessä päätöksessä. Erityisesti suojattavat tai sopimuksella rajoitetut sisällöt tarvitsevat erillisen tarkastuksen.
Onko kaikki työtehtävät ohjattava paikallisen tekoälypalvelimen kautta?
Ei. Paikalliset, ulkoiset ja hybridit ratkaisut ovat tasavertaisia vaihtoehtoja. Osa tehtävistä sopii nykyiseen yrityspalveluun, osa paikalliseen malliin tai perinteiseen automaatioon. Ratkaisevia ovat hyöty, tietovirrat ja ylläpito.
Miten otamme tekoälyn käyttöön kuormittamatta arkea liikaa?
Muutamalla konkreettisella tehtävällä, sopivalla pilottiryhmällä ja ymmärrettävillä säännöillä. Lyhyet koulutukset, todennettavat esimerkit ja selkeä yhteyshenkilö tukevat käyttöä. Arvioinnin jälkeen toimintoja ja osallistujia lisätään vaiheittain.
Yritystili tarvitsee selkeät vastuut.
Henkilökohtaisilla tileillä ja hallinnoidulla yritystyötilalla on erilaiset omistus- ja hallintamallit. Ennen käyttöönottoa selvitämme liittymisen ja lähdön, sallitut tietoluokat, yhdistimet, hyväksynnät sekä säilytyksen ja viennin. Tietojen poisrajaaminen mallikoulutuksesta ei automaattisesti tarkoita, ettei niitä tallenneta. Todelliset sopimus- ja tuotevaihtoehdot tarkastetaan. Sisäiset säännöt ja koulutus selittävät sallitut tehtävät, lähteiden tarkastuksen ja eskaloinnin. Ne eivät korvaa teknisiä oikeuksia. Organisatoriset ja oikeudelliset vaatimukset sovitaan konkreettista käyttöä varten.
Keskustellaan käyttötapauksestanne.
Minkä pitäisi helpottua, mitä tietoja siihen liittyy ja mitä järjestelmiä on jo käytössä? Näiden perusteella kehitämme tarkoituksenmukaisen aloituksen ja rajattavissa olevan seuraavan vaiheen.