Viestintäratkaisut tarkemmin.
Suunnittele puhelut ja kokoukset.
Arvioi puhelureitit, nykyiset järjestelmät, FreePBX, operaattorin pilvipalvelu ja Teams. Tarkasta numeronsiirrot, varareitit ja kokoustilat käytännössä.
Miten puhelun tulisi ohjautua organisaatiossanne?
Aukioloajat, sijaisjärjestelyt ja työskentelypaikat määrittävät puhelureitit. DAXS kartoittaa numerot ja sopimukset, määrittää puhelujen jakelun ja testaa sovitut tilanteet.
- 01Puhelinnumero ja operaattori
Mitä liittymiä, puhelinnumeroita ja sopimuskausia on käytössä? Vaatimukset ja liittymävaihtoehdot selvitetään operaattorin kanssa.
- 02Aikaohjaus ja soittoryhmä
Puhelut ohjataan vastuuhenkilöille sekä sovittuina aikoina että niiden ulkopuolella. Sijaiset, varattu-tilanteet ja soitonsiirrot määritellään.
- 03Toimistossa, etätöissä ja liikkeellä
Puhelin, ohjelmistopuhelin tai sopiva alusta valitaan työskentelypaikan mukaan. Saapuvat ja lähtevät puhelut tarkastetaan tarvittavilla päätelaitteilla.
- 04Varareitti
Sovitussa häiriötilanteessa testataan soitonsiirto, mobiiliyhteys tai vaihtoehtoinen laite. Reitin on kierrettävä todellinen häiriön syy.
Alusta valitaan puhelujen kulun mukaan.
| Malli | Mahdollinen käyttökohde | Hallinta, riippuvuudet ja ylläpito |
|---|---|---|
| Nykyinen puhelinjärjestelmä | Kun tarvittavat toiminnot, tuki ja laitteet soveltuvat edelleen käyttöön. | Säilytetään toimivat ratkaisut ja integraatiot sekä suunnitellaan huolto, korvaaminen ja myöhempi siirtymä. |
| FreePBX / oma alusta | Kun tarvitaan omaa hallintaa ja mukautettuja puhelureittejä. | Alustan ylläpito, päivitykset, varmistukset ja vastuut järjestetään. Operaattoria ja suojattuja yhteyksiä tarvitaan edelleen. |
| Operaattorin pilvipalvelu | Kun palveluna toimitettu puhelinratkaisu sopii työnkulkuun. | Sopimus, tuotteen toiminnot, laitteet ja internetriippuvuus tarkastetaan. Muutokset ja soitonsiirrot sovitaan operaattorin kanssa. |
| Microsoft Teams | Kun Teams on yhteistyökäytössä ja puhelujen vaatimukset sopivat sen ominaisuuksiin. | Lisensointi, operaattoriyhteys, mobiilikäyttö ja tarvittavat toiminnot tarkastetaan etukäteen. Ylläpito sovitetaan Microsoft-ympäristöön. |
Mikä yhteys varareitin on kierrettävä?
Internet- tai operaattorihäiriö
Toinen yhteys tai mobiiliyhteys voi kiertää liittymävian. Operaattorihäiriö voi sen sijaan edellyttää kyseisen palvelun ulkopuolelle etukäteen järjestettyä soitonsiirtoa. Sopimus ja tekniset mahdollisuudet tarkastetaan etukäteen.
Sähkö- tai verkkokatko toimipisteessä
Paikalliset puhelimet ja puhelinjärjestelmä voivat lakata toimimasta samanaikaisesti. Mobiilitavoitettavuus, ulkoinen soitonsiirto tai vaihtoehtoinen alusta valmistellaan tarpeen mukaan. Pelkkä varainternetyhteys ei ratkaise sähkökatkoa.
Puhelinjärjestelmän häiriö
Vapaa liittymä tai toimiva yhteys ei vielä takaa puhelujen jakelua. Asetukset varmistetaan, ja palautuminen sekä suunniteltu varareitti tarkastetaan. Testissä on varmistettava, että ihmiset ovat todella tavoitettavissa.
Internet-, mobiili-, puhelin- ja toimipisteyhteyksien osalta Magenta Business -sivu esittelee tyypillisiä käyttökohteita sekä operaattorin ja DAXSin yhteistyötä. Sopiva yhteys valitaan vaatimustenne mukaan.
Kokoustila toimii kokonaisuutena.
Paikalliset osallistujat katsovat näyttöä, kamera näyttää tilan tarkoituksenmukaisesti ja kaikkien ääni kuuluu. DAXS suunnittelee tilan, alustan ja IT-yhteydet sekä tarkastaa käytön ulkoisella testipuhelulla.
- 01Helppo aloitus
Näyttö, kirjautuminen ja käyttö sovitetaan todelliseen kokouskäytäntöön. Kokous tulee voida aloittaa mahdollisimman vähin, helposti ymmärrettävin vaihein.
- 02Kuulluksi ja nähdyksi tuleminen
Istumapaikat, valaistus, mikrofoni ja kamera suunnitellaan niin, että sekä paikalliset että etäosallistujat voivat osallistua. Tilan koko ja akustiikka ohjaavat valintoja.
- 03Testaus tilan ulkopuolelta
Tilan ulkopuolella oleva henkilö tarkastaa kuvan, puheen ymmärrettävyyden ja osallistumismahdollisuudet. Näytönjako ja aiotut laitteet testataan saman kokouksen aikana.
Logitech ja muut valmistajat tarjoavat mahdollisia teknisiä ratkaisuja. Tila, käyttötapa ja hyväksyntäkriteerit määrittävät varustelun.
Numeronsiirto ja käyttöönotto vaativat koordinointia.
Nykytila, operaattori ja kohdealusta sovitetaan yhteen ennen muutosta. Numeronsiirto, testausajankohta ja varareitti kuuluvat samaan suunnitelmaan.
- 01Kartoitus
Puhelinnumerot, sopimukset, laitteet, toimipisteet ja yhteyshenkilöt kartoitetaan. Säilytettävät toiminnot määritellään.
- 02Yhteensovittaminen
Operaattoriyhteistyö, numeronsiirron ajankohta, testausikkuna ja käyttäjätiedotus suunnitellaan. Rajoitukset ja mahdolliset katkokset käydään läpi.
- 03Tarkastus ja luovutus
Saapuvat ja lähtevät puhelut, soittoryhmät, sijaisjärjestelyt ja mobiilikäyttö testataan. Asetukset ja vastuut dokumentoidaan.
Suunnittele tavoitettavuus toimistoon, etätöihin ja liikkeelle.
Puhelun tulee tavoittaa oikea henkilö. Jos hän on varattu tai poissa, tarvitaan selkeä varareitti. DAXS selvittää kanssanne soittoryhmät, laitteet ja aikaohjauksen sekä tarkastaa, mitä nykyinen tai suunniteltu puhelinalusta todella tukee.
Kuvaa puhelureitit etukäteen
Puhelinnumerot, pääyhteyshenkilöt, aukiolo- tai tavoitettavuusajat ja sijaiset kartoitetaan. Oma järjestelmä, palveluna toimitettu ratkaisu ja nykyiset liittymät arvioidaan soveltuvuuden mukaan. Sääntöjen on sovittava organisaation työhön ja oltava työntekijöille ymmärrettäviä.
Testaa oikeat tilanteet
Testi kattaa saapuvan ja lähtevän puhelun, siirron, poissaolon ja sovitun varareitin. Toimisto-, etä- ja mobiilikäyttö huomioidaan erikseen. Yhteyden laatu ja toiminta häiriötilanteessa riippuvat liittymästä ja alustasta, ja ne tarkastetaan käytännössä.
Tutustu suunnittelu- ja hyväksyntäkohtiin
- Kartoita nykyiset puhelinnumerot, liittymät ja laitteet.
- Sovi soittoryhmät, tavoitettavuusajat ja sijaisjärjestelyt.
- Tarkasta tarvittavat puhelutoiminnot ja alustan rajoitukset.
- Arvioi verkko, sähkönsyöttö ja internetriippuvuus.
- Testaa normaali käyttö, poissaolo ja sovittu häiriöreitti.
- Hyväksyntä: luovuta puhelureitit, yhteyshenkilöt ja lyhyt käyttöohje.
Esimerkinomainen tarkastuskehys. Laajuus ja sopivat todisteet sovitaan ympäristönne mukaan.
Kysymyksiä puhelinratkaisuista ja kokouksista.
Voiko nykyiset puhelinnumerot säilyttää?
Onko puhelinratkaisun siirryttävä pilveen?
Milloin FreePBX on sopiva ratkaisu?
Voiko Teams korvata perinteisen puhelimen?
Mitä tapahtuu internetyhteyden katketessa?
Mitä toimiva kokoustila tarvitsee?
Tarkastetaan puhelureittinne tai kokoustilanne.
Kertokaa, kenen tulee olla tavoitettavissa ja milloin tai mikä kokouksissa tällä hetkellä haittaa. Määrittelemme ensimmäisen suunnittelu- ja testauskokonaisuuden.