24 tunnin IT-katkos ei automaattisesti tarkoita 24 menetettyä työtuntia henkilöä kohti. Ratkaisevaa on, mitkä prosessit pysähtyvät, mitä voidaan tehdä myöhemmin ja mitä lisäkuluja todella syntyy. Vakioitu ”katkostunnin hinta” peittää erot. Seuraava laskelma on nimenomaisesti kuvitteellinen: se esittää menetelmän, ei DAXSin mittausta tai markkinatilastoa.
Testattu palautuspolku vähentää teknistä epävarmuutta. Taloudellisia prioriteetteja varten yrityksen on selvitettävä myös prosessi, riippuvuudet ja eri kestoisten katkosten seuraukset. Tätä varten tehdään liiketoimintavaikutusten analyysi. Tässä kysymys on suppeampi: mitä maksaa yksi tietty 24 tunnin katkos avoimesti ilmoitetuilla oletuksilla?
Skenaario: työpäivä ilman tilaus- ja lähetys-IT:tä
Kuvitteellisen kauppayrityksen ERP lakkaa toimimasta tiistaina 08:00 ja on jälleen käytettävissä keskiviikkona 08:00. Se on 24 kalenterituntia, mutta aluksi vain yksi kahdeksan tunnin työpäivä. Prosessin 45 työntekijää voi käyttää 40 % ajastaan muihin hyödyllisiin tehtäviin; 60 % suunnitellusta työajasta estyy. Laskelma on 45 × 8 × 60 % = 216 estynyttä henkilötuntia. Luku kuvaa kapasiteettia, ei vielä lisäkassamenoa.
Päivälle oli suunniteltu 100 tilausta. 70 saadaan tehtyä palautuksen jälkeen. 30 menetetään todistetusti. Näiden 30 tilauksen oletettu katetuotto on 180 € kappaleelta: liikevaihto vähennettynä vastaavilla muuttuvilla kuluilla. Kaksi muuta tilausta viivästyy mutta säilyy, ja kumpikin aiheuttaa 750 € sopimusperusteisia lisäkuluja. Todellinen maksuvelvollisuus on tarkistettava sopimuksesta.
Viisi erää, perusteltu summa
Laskelma summaa vain erillisiä seurauksia. Menetettyyn katetuottoon ei lisätä uudelleen menetettyjen tilausten koko liikevaihtoa eikä 45 työntekijän normaalia palkkaa. Ulkopuolinen apu, lisät ja pikarahti huomioidaan vain ylimääräisinä kuluina normaaliin toimintaan verrattuna.
| Kustannuslaji | Oletus ja kaava | Määrä |
|---|---|---|
| Menetetty katetuotto | 30 lopullisesti menetettyä tilausta × 180 € | 5 400 € |
| Sopimusperusteiset lisäkulut | 2 viivästynyttä, ei menetettyä tilausta × 750 € | 1 500 € |
| Ulkopuolinen palautustyö | 10 ylimääräistä tuntia × 130 € | 1 300 € |
| Jälkitöiden tekeminen | 20 tuntia × 35 € ylimääräistä lisää | 700 € |
| Pikarahti | 10 lähetystä × 25 € lisähintaa | 250 € |
| Summa tapahtumaa kohti | 5 400 + 1 500 + 1 300 + 700 + 250 € | 9 150 € |
216 estynyttä henkilötuntia voidaan oletetulla 45 € kokonaiskustannustuntihinnalla arvottaa 9 720 €:n sidotuksi kapasiteetiksi. Tätä summaa ei lisätä 9 150 €:oon. Normaalit palkat maksetaan joka tapauksessa; osa työstä tehdään myöhemmin ja menetetty katetuotto kattaa jo osan talousvaikutuksesta. Tunnit auttavat silti ohjaamaan: ne näyttävät, missä varamenettely tai muu tehtävä voisi vähentää kuormaa.
Yhdestä tapahtumasta kolmen ja viiden vuoden skenaarioihin
Monivuotinen tarkastelu vaatii nimenomaisen oletuksen vertailukelpoisten tapahtumien määrästä. Seuraava suunnitteluluonnos olettaa kaksi tällaista katkosta kolmessa vuodessa ja kolme viidessä vuodessa. Se ei ole katkostodennäköisyys tai ennuste. Sama tilausjakauma, hinnat ja työvuoro pidetään vakiona vain vertailukelpoisuuden vuoksi.
| Ajanjakso | Perusta | Jos tapahtumaa kohti menetetään 10 lisätilausta |
|---|---|---|
| Kolme vuotta, kaksi tapahtumaa | 2 × 9 150 € = 18 300 € | 2 × 10 950 € = 21 900 € |
| Viisi vuotta, kolme tapahtumaa | 3 × 9 150 € = 27 450 € | 3 × 10 950 € = 32 850 € |
Herkkyystarkastelu muuttaa tapahtumaa kohti kymmenen lisätilausta myöhemmin hoidetuista lopullisesti menetetyiksi. Menetetty katetuotto kasvaa 10 × 180 € = 1 800 €; muut erät pysyvät samoina. Tämä yksi oletus muuttaa viisivuotissummaa 5 400 €. Yöllinen katkos ilman työvuoroa voi puolestaan vaikuttaa aivan eri tavalla kuin sama vika kuukauden päätöksessä tai toimituksen alla. BSI:n vahinkoarviointi edellyttää siksi erityisten ajankohtien ja eri arviointijaksojen huomioimista.
Mitä lukuja yrityksen pitää oikeasti kerätä
Luotettava luku syntyy tilaustiedoista ja prosessikeskusteluista: liiketoiminnallisen keskeytyksen alku ja loppu, todelliset työvuorot, tilapäiset varamenettelyt, menetetyt ja vain siirretyt tilaukset, katetuotto, todennetut lisät, sopimukset, ulkopuolinen työ ja palautumisaika. Mukaan kuuluvat datan ajantasaisuus, toimituskyky ja todellinen jonojen purkuaika. Palvelu voi olla teknisesti saatavilla, vaikka käsittely on yhä tunteja jäljessä.
Investointipäätöksessä 9 150 €:a ei saa automaattisesti merkitä ”varmistuksella vältettäväksi”. Parempi varmistus voi vaikuttaa palautumiseen ja datan menetykseen, mutta ei estä jokaista katkosta tai kaikkia toimitusseurauksia. Vasta konkreettisesti testattu palautumis- ja varatoimintatavoite mahdollistaa jäljelle jäävän vahingon vertaamisen toimenpiteen hintaan. DAXS voi muodostaa liiketoiminnan kanssa näistä prosessi- ja teknisistä tiedoista tarkistettavan skenaarion. Ota yhteyttä DAXSiin.
Lähteet: BSI: huomioi erityiset ajankohdat ja tapahtumat · BSI: dokumentoi liiketoimintavaikutusten analyysin tulokset · NIST SP 800-34: Contingency Planning.
